Introduction
L’entreprise est confrontée à des contraintes sans cesse renouvelées…Ses performances dépendent de plus en plus de sa capacité à créer de la cohérence dans le fonctionnement de ses équipes, alors que son organisation doit sans arrêt s’adapter aux besoins nouveaux de ses marchés.
La formation de la main d'œuvre est devenue un investissement nécessaire et stratégique.
Les salariés doivent pouvoir faire évoluer leurs compétences pour permettre à l’entreprise de rester agile.
Les apports de compétence peuvent être faits par des formations externes. Mais l’une des réponses les plus efficaces reste la formation interne.
Malheureusement, ce moyen d’optimiser l’efficacité des salariés et les synergies dans l’entreprise est trop souvent mal utilisé.
Les enjeux de la formation en entreprise
L’amélioration des performances
Une bonne politique de formation a pour but d’accroître le patrimoine de talents de l’entreprise et d’assurer sa pérennité par la formation et par la transmission systématique des savoir-faire et de l’expérience acquise.
La formation est à la base de la plupart des améliorations de performance :
Elle constitue donc un véritable investissement pour améliorer les performances.
Des objectifs à court, moyen et long terme
Les objectifs de la politique de formation découlent de la stratégie et de la politique qualité.
A court terme, il s’agit d’améliorer les performances.
A moyen terme, la formation accompagne les changements déjà entrepris, et permet d’acquérir les compétences manquantes.
A long terme, c’est un moyen de préparer l’entreprise pour le futur en optimisant le management, l’innovation, etc.
Le plan de formation a donc des objectifs bien définis. Il doit en être de même pour chacune des actions de formations envisagées ou mises en œuvre.
La gestion prévisionnelle des ressources humaines est un moyen privilégié pour identifier et définir les besoins de formation.
La comparaison des compétences actuelles des salariés et des aptitudes nécessaires à l’exercice des métiers dans le futur va permettre de définir l’écart entre les compétences existantes et les compétences indispensables pour que le plan de développement de l’entreprise se réalise dans les meilleures conditions.
Les actions de formation doivent s’inscrire dans une démarche de progrès
Les formations menées au sein des entreprises se distinguent des autres formes d’acquisition du
savoir :
La formation est indispensable à l’amélioration du potentiel de chacun au service de l’entreprise. Elle est pour les éléments les plus dynamiques un pré-requis à leur investissement durable au sein de celle-ci. Car chacun a compris que, pour réussir un parcours professionnel dans un environnement économique et social en perpétuel changement, il est indispensable non seulement d’affiner en permanence ses compétences mais d’en acquérir de nouvelles.
La performance de l’entreprise sur son marché dépend de plus en plus de sa capacité à être agile dans un environnement en perpétuelle évolution. Elle doit donc créer de la cohérence dans le fonctionnement de ses équipes pour que celles-ci puissent intégrer les changements qui s’imposent.
Cela nécessite aussi de développer chez chaque collaborateur un certain nombre de qualités relationnelles et comportementales qu’il ne possède pas toujours d’emblée.
Formation externe ou formation interne ?
Certaines entreprises se sont lancées dans la formation interne, parfois sans en avoir analysé suffisamment les contraintes et les implications. Elles se sont vite aperçues que le métier de formateur était complexe et qu'il fallait en maîtriser la pratique avant de se lancer dans l'aventure: analyser les besoins, concevoir des activités et les contenus de formation, vulgariser son savoir, animer de façon dynamique et interactive, créer un climat favorable, stimuler la motivation, donner du feed-back, évaluer les résultats et faire le suivi.
Cette prise de conscience a amené les dirigeants à faire appel à des partenaires externes, spécialistes en formation, afin qu'ils transfèrent leur expertise de la formation des adultes à l’entreprise.
Avantages et inconvénients de la formation externe
La formation externe fait appel à des expertises que ne possède pas l’entreprise. Elle va donc permettre des apports de compétences qui n’auraient pu être acquis sans le recours à l’externe.
Mais elle présente plusieurs inconvénients :
Les avantages de la formation interne par rapport à la formation externe
Les facteurs d’attention de la formation interne
Quelle solution choisir ?
Il est évident que les deux types de formations sont complémentaires. Les formateurs internes doivent acquérir de nouvelles compétences en termes de communication, de gestion d’un groupe, d’apports méthodologiques, de capacité à construire des supports, etc…
L’entreprise va donc faire appel à une expertise extérieure pour que les salariés choisis deviennent de vrais formateurs.
D’autre part, le consultant externe pourra piloter les formateurs internes jusqu’à ce qu’ils maitrisent parfaitement l’ensemble de ces nouvelles compétences.
Ainsi, on combine d'une part la connaissance intime de l'entreprise, de ses valeurs et de son fonctionnement par le formateur interne et l'objectivité, le recul et l'expertise du formateur externe. De plus en plus, les gestionnaires optent pour cette formule gagnant-gagnant qui a déjà fait ses preuves
Aujourd’hui, la réflexion n’est donc plus de choisir entre l’externe et l’interne. L’entreprise doit avoir une fonction apprenante en proposant les savoirs qui vont permettre d’une part aux nouveaux salariés de s’intégrer facilement, mais aussi et surtout, d’apporter à l’ensemble de ses collaborateurs, les compétences indispensables à son adaptation aux évolutions des marchés pour la rendre plus agile.
Les enjeux spécifiques et les bénéfices de la formation interne
Les enjeux spécifiques
Nous avons mentionné plus haut un certain nombre d’enjeux de la formation. Ceux de la formation interne ont une implication directe sur les performances de l’entreprise.
Former ses collaborateurs va permettre à l’entreprise de disposer des compétences pour la mise en place de son plan stratégique, donc de s’assurer de son futur. Accompagner le développement des compétences des équipes est d’autant plus important que l’entreprise est innovante et détentrice de savoir faire protégés. Cela va améliorer encore ses capacités de réactivité et d’adaptabilité.
Développer la culture de l’entreprise, c’est faire partager un certain nombre de valeurs par les collaborateurs. La formation interne va favoriser les échanges et permettre de faciliter la mise en place d’un « code de conduite commun et partagé ». On voit donc ici qu’il est très important que le management s’implique fortement dans la politique de formation interne et dans le suivi des acquis.
La formation interne est un véritable outil de communication vers les collaborateurs de l’entreprise. Toute formation est signifiante. Elle communique sur les orientations de l'entité (via les sujets de formations), sur sa culture (méthodes de formation, profils des formateurs, ..), sur son état d'esprit (volonté de faire progresser les compétences) … Les salariés décodent bien tous ces facteurs. Ce sont des éléments de motivation et d’amélioration du climat social de l’entreprise.
La formation permet également de faire passer les messages de façon plus souple en les adaptant aux individus. Elle permet de démultiplier les relais qui répercuteront le discours à l'ensemble de leurs équipes.
Des bénéfices trop souvent sous-estimés
Bien faire du premier coup, c’est améliorer la qualité et réduire les coûts. Mais cela ne suffit pas. La formation interne permet de mieux faire travailler les collaborateurs ensemble. Bien souvent à l’issue d’un séminaire, les participants apprécient particulièrement d’avoir pu échanger avec des collègues sur les pratiques, les difficultés rencontrées et les solutions apportées. Ce bagage commun est non seulement une source de valeur ajoutée, mais également un élément important de la cohésion sociale et d’amélioration du climat de l’organisation, que ce soit un atelier, une usine ou une société de services…
Enfin, l’amélioration de l’employabilité des salariés favorise l’ascenseur social et est clairement perçue par les collaborateurs.
Que ce soit dans le cadre d’un développement ou d’un simple remplacement, l’intégration d’un nouveau salarié est toujours délicate et coûteuse. Il convient donc de minimiser les risques d’échec en lui permettant d’acquérir très rapidement les compétences nécessaires. La transmission formalisée par la formation interne est souvent le meilleur moyen de l’inscrire dans une démarche de succès.
Trop souvent la polyvalence s’acquière « sur le tas »…en remplaçant par exemple, des collaborateurs absents. Or une polyvalence approximative génère des risques de malfaçons donc de baisse de la qualité. Là encore la formation interne est une solution qui permet de planifier les besoins et d’y répondre qualitativement.
C’est l’un des apports essentiels de la formation interne, surtout pour les formateurs. En effet, ceux-ci vont acquérir de nouvelles compétences très valorisantes :
Les formateurs internes vont devoir optimiser leur communication personnelle et leur capacité d’écoute. Ils vont apprendre à avoir les bonnes attitudes et la bonne expression personnelle pour animer un groupe et gérer des moments qui peuvent être délicats.
S’ils ont une position d’encadrement, leur management des hommes s’en trouvera amélioré.
La conception des contenus s’apprend. Etre capable de construire les outils de la formation est extrêmement valorisant pour un salarié. Cela lui ouvre de nouveaux horizons.
Transmettre c’est d’abord assumer. Appliquer par la suite, c’est être exemplaire.
Choisir des collaborateurs comme formateurs constitue une reconnaissance de leurs compétences et de leur position de leader dans l'organisation. Ce nouveau statut de formateur encourage également à se tenir à la pointe de son métier. Le formateur prend goût à son développement, ce qui est profitable pour l'organisation. Les formateurs devenant officiellement des modèles, ils peuvent coacher les recrues pour faciliter leur intégration dans l'équipe et dans leurs tâches.
Que ce soit pendant la formation interne ou, par la suite, lors du suivi ou du coaching des collaborateurs formés, un certains nombre d’informations vont circuler. Parmi celles-ci, des idées d’amélioration des bonnes pratiques. L’implication de la hiérarchie dans la démarche va permettre d’optimiser cette nouvelle source de valeur ajoutée.
Il parait évident que la formation interne est un élément important de la politique de changement de l’entreprise. Nous développerons ce point plus bas dans un chapitre spécifique.
Comment bâtir sa structure de formation interne ?
Les premières questions à se poser
Comme l’avons vu plus haut, construire une structure de formation interne est un choix stratégique pour l’entreprise. Cela ne s’improvise pas. Il est indispensable de se poser les bonnes questions avant d’entamer la démarche et ensuite, de suivre un cheminement rigoureux.
Les grandes étapes de la construction d’une structure de formation interne
Le cheminement va nous conduire à respecter six étapes essentielles :
La réponse à ces deux questions va permettre de calibrer le projet. Un besoin occasionnel ne nécessitera qu’un appel modéré aux ressources internes (c’est en général le cas dans les PME-PMI) tandis qu’un besoin plus fréquent générera probablement la nécessité de mettre en place une structure beaucoup plus importante sinon permanente. C’est ce que l’on trouve dans les grands groupes qui ont fondé de véritables universités du savoir.
Le choix des formateurs va être directement impacté par ces deux interrogations, qu’il s’agisse de compétences et de connaissances des métiers ou de positionnement dans l’organisation de l’entreprise.
Il faut analyser la capacité des personnels susceptibles de devenir des formateurs, à animer un groupe et à construire les contenus de qualité.
Ce sont des points très importants, car on ne peut désorganiser la chaine de production.
Les collaborateurs pressentis doivent percevoir la proposition de devenir formateur comme une marque de confiance valorisante de la part de l’entreprise. C’est ce qui entretiendra sa motivation dans la transmission du savoir. Ce facteur doit impérativement être pris en compte, en plus des compétences techniques lors du choix des formateurs potentiels.
Un collaborateur peut avoir des compétences remarquables dans son métier sans pour cela posséder toutes les qualités de communication nécessaires pour animer un groupe et faire s’approprier le nouveau savoir ou les bonnes pratiques.
D’autre part, construire les contenus de la formation nécessite un savoir faire qui s’acquiert.
C’est à cette étape que l’entreprise peut se faire aider par un consultant extérieur pour former les futurs formateurs en matière de communication personnelle, de capacité à faire s’approprier les messages, de gestion des groupes et des situations délicates, de méthodologie de construction des contenus et de suivi des formations.
Ce type de formation doit impérativement comprendre une mise en situation avec animations filmées en vidéo. Cette dernière partie se fera donc soit avec un contenu existant dans l’entreprise, soit après le module « Construction des contenus de la formation ».
Programme de la formation des formateurs internes (Phases 1 et 2)
C’est un point qui est trop souvent négligé, surtout lorsqu’il s’agit de faire passer des messages techniques. Trop souvent, on utilise le « yaka » en pensant que cela suffit à faire s’approprier les messages.
L’analyse de la cible est primordiale afin de définir les bénéfices potentiels pour les collaborateurs en formation et communiquer dans leur univers et leur « discours ».
Les contenus doivent être construits avec une méthodologie scrupuleuse en matière de gestion du temps avec des plages d’exposition des messages et d’autres privilégiant l’interactif et la mise en situation virtuelle.
Cette phase doit également prendre en compte les éléments logistiques afférents au type de formation afin que le futur formateur en ait la maitrise.
C’est trop souvent un point insuffisamment ou trop partiellement pris en considération.
Il s’agit de l’évaluation de la satisfaction des stagiaires. C’est pratiqué par la plupart des entreprises
Il est important d’apprécier l’évolution des comportements individuels suite à la formation. On procédera alors par enquête, soit auprès des intéressés, soit auprès des responsables et des subordonnés des formés. C’est un indicateur de changement.
On analysera un certain nombre d’indicateurs mesurables tels que la variation des chiffres d’affaires, l’augmentation des productions…
Mais également l’amélioration des conditions de l’activité : taux de non conformité, niveau de satisfaction des clients, consommation de matière, …
D’autres indicateurs peuvent être pris en compte s’ils sont signifiants par rapport aux objectifs de la formation comme la baisse de l’absentéisme, des accidents et incidents de travail, des conflits…
Les deux populations, formés et formateurs doivent bénéficier d’un suivi.
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