La formation interne, outil stratégique des entreprises agiles

Introduction 

L’entreprise est confrontée à des contraintes sans cesse renouvelées…Ses performances dépendent de plus en plus de sa capacité à créer de la cohérence dans le fonctionnement de ses équipes, alors que son organisation doit sans arrêt s’adapter aux besoins nouveaux de ses marchés.

La formation de la main d'œuvre est devenue un investissement nécessaire et stratégique.

Les salariés doivent pouvoir faire évoluer leurs compétences pour permettre à l’entreprise de rester agile.

Les apports de compétence peuvent être faits par des formations externes. Mais l’une des réponses les plus efficaces reste la formation interne.

Malheureusement, ce moyen d’optimiser l’efficacité des salariés et les synergies dans l’entreprise est trop souvent mal utilisé.

Les enjeux de la formation en entreprise  

L’amélioration des performances

Une bonne politique de formation a pour but d’accroître le patrimoine de talents de l’entreprise et d’assurer sa pérennité par la formation et par la transmission systématique des savoir-faire et de l’expérience acquise.

La formation est à la base de la plupart des améliorations de performance :

• Amélioration de la qualité du travail en élevant le niveau de connaissances et d’aptitudes à la communication des salariés ;
• Meilleure circulation de l’information ;
• Amélioration du niveau technique des salariés lors de changements dans les modes de production ;
• Amélioration de l’organisation et mise en place des tâches en élevant le niveau des connaissances que les formés ont de leur environnement…

Elle constitue donc un véritable investissement pour améliorer les performances.

Des objectifs à court, moyen et long terme

Les objectifs de la politique de formation découlent de la stratégie et de la politique qualité.

A court terme, il s’agit d’améliorer les performances.

A moyen terme, la formation accompagne les changements déjà entrepris, et permet d’acquérir les compétences manquantes.

A long terme, c’est un moyen de préparer l’entreprise pour le futur en optimisant le management, l’innovation, etc.

Le plan de formation a donc des objectifs bien définis. Il doit en être de même pour chacune des  actions de formations envisagées ou mises en œuvre.

La gestion prévisionnelle des ressources humaines est un moyen privilégié pour identifier et définir les besoins de formation.

La comparaison des compétences actuelles des salariés et des aptitudes nécessaires à l’exercice des métiers dans le futur va permettre de définir l’écart entre les compétences existantes et les compétences indispensables pour que le plan de développement de l’entreprise se réalise dans les meilleures conditions.

Les actions de formation doivent s’inscrire dans une démarche de progrès

Les formations menées au sein des entreprises se distinguent des autres formes d’acquisition du

savoir :

• Elles ont des objectifs de rentabilité : la formation est envisagée comme un moyen d’accroître les performances.
• C’est l’entreprise qui en définit les modalités et en contrôle l’application ; en revanche le salarié formé peut bénéficier de son expérience et en profiter tout au long de sa vie professionnelle.
• Elles s’adressent à des travailleurs actifs et empiètent sur le temps de travail. L’entreprise doit faire un choix entre production effective et investissement.

La formation est indispensable à l’amélioration du potentiel de chacun au service de l’entreprise. Elle est pour les éléments les plus dynamiques un pré-requis à leur investissement durable au sein de celle-ci. Car chacun a compris que, pour réussir un parcours professionnel dans un environnement économique et social en perpétuel changement, il est indispensable non seulement d’affiner en permanence ses compétences mais d’en acquérir de nouvelles.

La performance de l’entreprise sur son marché dépend de plus en plus de sa capacité à être agile dans un environnement en perpétuelle évolution. Elle doit donc créer de la cohérence dans le fonctionnement de ses équipes pour que celles-ci puissent intégrer les changements qui s’imposent.  

Cela nécessite aussi de développer chez chaque collaborateur un certain nombre de qualités relationnelles et comportementales qu’il ne possède pas toujours d’emblée.

Formation externe ou formation interne ?

Certaines entreprises se sont lancées dans la formation interne, parfois sans en avoir analysé suffisamment les contraintes et les implications. Elles se sont vite aperçues que le métier de formateur était complexe et qu'il fallait en maîtriser la pratique avant de se lancer dans l'aventure: analyser les besoins, concevoir des activités et les contenus de formation, vulgariser son savoir, animer de façon dynamique et interactive, créer un climat favorable, stimuler la motivation, donner du feed-back, évaluer les résultats et faire le suivi.

Cette prise de conscience a amené les dirigeants à faire appel à des partenaires externes, spécialistes en formation, afin qu'ils transfèrent leur expertise de la formation des adultes à l’entreprise.

Avantages et inconvénients de la formation externe

La formation externe fait appel à des expertises que ne possède pas l’entreprise. Elle va donc permettre des apports de compétences qui n’auraient pu être acquis sans le recours à l’externe.

Mais elle présente plusieurs inconvénients :

• Le consultant externe, même s’il fait un gros travail d’imprégnation, a une connaissance imparfaite des métiers des salariés de l’entreprise.
• Le coût d’une formation externe est toujours plus élevé que celui d’une formation interne.

Les avantages de la formation interne par rapport à la formation externe

• Bien adaptée aux besoins de l’entreprise: Le formateur interne connait parfaitement le fonctionnement de l’entreprise et la manière dont les savoirs et compétences peuvent être transférés directement dans le quotidien des salariés. Il parle la même langue que les collaborateurs. Il connaît les process internes, la réalité du terrain, le jargon... D'où des contenus très opérationnels et une appropriation rapide de la part des participants. 
• Souplesse de la planification : Les dates de formation sont déterminées et adaptées aux contraintes de l’entreprise (horaires, production...).
• Coûts allégés : Les coûts sont diminués et peuvent être pris en charge dans le cadre du plan de formation de l’entreprise
• Le fait de transmettre ses compétences oblige le collaborateur formateur à prendre du recul et à affiner sa réflexion sur ses pratiques professionnelles.

Les facteurs d’attention de la formation interne

• Choix du formateur :
  • Celui-ci doit avoir des qualités de communication et d’animation d’un groupe qui ne sont pas des acquis naturels. Il faut donc lui apporter ces compétences complémentaires.
  • Le formateur interne doit avoir une connaissance reconnue du domaine dans lequel il va former les salariés.
• Veille : Le formateur doit mettre régulièrement à jour ses connaissances et adapter ses supports de formation.
• L’expert maison ne doit pas être trop mobilisé par son rôle de formateur pour rester en contact avec les évolutions de ses métiers au quotidien.

Quelle solution choisir ?

Il est évident que les deux types de formations sont complémentaires. Les formateurs internes doivent acquérir de nouvelles compétences en termes de communication, de gestion d’un groupe, d’apports méthodologiques, de capacité à construire des supports, etc…

L’entreprise va donc faire appel à une expertise extérieure pour que les salariés choisis deviennent de vrais formateurs.

D’autre part, le consultant externe pourra piloter les formateurs internes jusqu’à ce qu’ils maitrisent parfaitement l’ensemble de ces nouvelles compétences.

Ainsi, on combine d'une part la connaissance intime de l'entreprise, de ses valeurs et de son fonctionnement par le formateur interne et l'objectivité, le recul et l'expertise du formateur externe. De plus en plus, les gestionnaires optent pour cette formule gagnant-gagnant qui a déjà fait ses preuves

Aujourd’hui, la réflexion n’est donc plus de choisir entre l’externe et l’interne. L’entreprise doit avoir une fonction apprenante en proposant les savoirs qui vont permettre d’une part aux nouveaux salariés de s’intégrer facilement, mais aussi et surtout, d’apporter à l’ensemble de ses collaborateurs, les compétences indispensables à son adaptation aux évolutions des marchés pour la rendre plus agile.

Les enjeux spécifiques et les bénéfices de la formation interne

Les enjeux spécifiques

Nous avons mentionné plus haut un certain nombre d’enjeux de la formation. Ceux de la formation interne ont une implication directe sur les performances de l’entreprise.

• Les enjeux stratégiques :

Former ses collaborateurs va permettre à l’entreprise de disposer des compétences pour la mise en place de son plan stratégique, donc de s’assurer de son futur. Accompagner le développement des compétences des équipes est d’autant plus important que l’entreprise est innovante et détentrice de savoir faire protégés. Cela va améliorer encore ses capacités de réactivité et d’adaptabilité.

• Les enjeux culturels

Développer la culture de l’entreprise, c’est faire partager un certain nombre de valeurs par les collaborateurs. La formation interne va favoriser les échanges et permettre de faciliter la mise en place d’un « code de conduite commun et partagé ». On voit donc ici qu’il est très important que le management s’implique fortement dans la politique de formation interne et dans le suivi des acquis.

• Les enjeux en matière de communication et de motivation

La formation interne est un véritable outil de communication vers les collaborateurs de l’entreprise. Toute formation est signifiante. Elle communique sur les orientations de l'entité (via les sujets de formations), sur sa culture (méthodes de formation, profils des formateurs, ..), sur son état d'esprit (volonté de faire progresser les compétences) … Les salariés décodent bien tous ces facteurs. Ce sont des éléments de motivation et d’amélioration du climat social de l’entreprise.

La formation permet également de faire passer les messages de façon plus souple en les adaptant aux individus. Elle permet de démultiplier les relais qui répercuteront le discours à l'ensemble de leurs équipes.

Des bénéfices trop souvent sous-estimés     

• Partager les bonnes pratiques

Bien faire du premier coup, c’est améliorer la qualité et réduire les coûts. Mais cela ne suffit pas. La formation interne permet de mieux faire travailler les collaborateurs ensemble. Bien souvent à l’issue d’un  séminaire, les participants apprécient particulièrement d’avoir pu échanger avec des collègues sur les pratiques, les difficultés rencontrées et les solutions apportées. Ce bagage commun est non seulement une source de valeur ajoutée, mais également un élément important de la cohésion sociale et d’amélioration du climat de l’organisation, que ce soit un atelier, une usine ou une société de services…

Enfin, l’amélioration de l’employabilité des salariés favorise l’ascenseur social et est clairement perçue par les collaborateurs.

• Améliorer l’intégration et la formation des salariés « nouveaux entrants »

Que ce soit dans le cadre d’un développement ou d’un simple remplacement, l’intégration d’un nouveau salarié est toujours délicate et coûteuse. Il convient donc de minimiser les risques d’échec en lui permettant d’acquérir très rapidement les compétences nécessaires. La transmission formalisée par la formation interne est souvent le meilleur moyen de l’inscrire dans une démarche de succès.

• Développer la polyvalence

Trop souvent la polyvalence s’acquière « sur le tas »…en remplaçant par exemple, des collaborateurs absents. Or une polyvalence approximative génère des risques de malfaçons donc de baisse de la qualité. Là encore la formation interne est une solution qui permet de planifier les besoins et d’y répondre qualitativement.

• Valorisation et développement personnel

C’est l’un des apports essentiels de la formation interne, surtout pour les formateurs. En effet, ceux-ci vont acquérir de nouvelles compétences très valorisantes :

• En matière de communication et de comportement d’abord :

Les formateurs internes vont devoir optimiser leur communication personnelle et leur capacité d’écoute. Ils vont apprendre à avoir les bonnes attitudes et la bonne expression personnelle pour animer un groupe et gérer des moments qui peuvent être délicats.

S’ils ont une position d’encadrement, leur management des hommes s’en trouvera amélioré.

La conception des contenus s’apprend. Etre capable de construire les outils de la formation est extrêmement valorisant pour un salarié. Cela lui ouvre de nouveaux horizons.

• Acquérir un nouveau niveau de responsabilisation et de leadership :

Transmettre c’est d’abord assumer. Appliquer par la suite, c’est être exemplaire.

Choisir des collaborateurs comme formateurs constitue une reconnaissance de leurs compétences et de leur position de leader dans l'organisation. Ce nouveau statut de formateur encourage également à se tenir à la pointe de son métier. Le formateur prend goût à son développement, ce qui est profitable pour l'organisation. Les formateurs devenant officiellement des modèles, ils peuvent coacher les recrues pour faciliter leur intégration dans l'équipe et dans leurs tâches.

• Améliorer les remontées d’information

Que ce soit pendant la formation interne ou, par la suite, lors du suivi ou du coaching des collaborateurs formés, un certains nombre d’informations vont circuler. Parmi celles-ci, des idées d’amélioration des bonnes pratiques. L’implication de la hiérarchie dans la démarche va permettre d’optimiser cette nouvelle source de valeur ajoutée.

• Protéger la confidentialité lorsque la formation concerne une innovation développée en interne.
• Faciliter le changement

Il parait évident que la formation interne est un élément important de la politique de changement de l’entreprise. Nous développerons ce point plus bas dans un chapitre spécifique.

Comment bâtir sa structure de formation interne ?

Les premières questions à se poser

Comme  l’avons vu plus haut, construire une structure de formation interne est un choix stratégique pour l’entreprise. Cela ne s’improvise pas. Il est indispensable de se poser les bonnes questions avant d’entamer la démarche et ensuite, de suivre un cheminement rigoureux.

• Quels sont les objectifs de la formation interne à mettre en place ?
• De quelle expertise avons-nous besoin en fonction des objectifs poursuivis?
• Quelle expertise avons-nous en interne?
• Quel est le nombre de formateurs requis?
• Est-il possible de libérer les formateurs internes pour animer les formations ?
• Sont-ils directement opérationnels ?
• Quel budget est-on prêt à investir en formation?
• De quelles expertises externes complémentaires avons-nous besoin ?
• Comment évaluer et suivre les résultats de la formation interne ? …..

Les grandes étapes de la construction d’une structure de formation interne

Le cheminement va nous conduire à respecter six étapes essentielles :

• Etape 1 : Fixer les objectifs de la formation interne.
  • Pourquoi avons-nous besoin de formation interne ? Est-ce un besoin occasionnel ou permanent ?

La réponse à ces deux questions va permettre de calibrer le projet. Un besoin occasionnel ne nécessitera qu’un appel modéré aux ressources internes (c’est en général le cas dans les PME-PMI) tandis qu’un besoin plus fréquent générera probablement la nécessité de mettre en place une structure beaucoup plus importante sinon permanente. C’est ce que l’on trouve dans les grands groupes qui ont fondé de véritables universités du savoir.

• Qui souhaite-t-on former ? Que souhaite-t-on transmettre ?

Le choix des formateurs va être directement impacté par ces deux interrogations, qu’il s’agisse de compétences et de connaissances des métiers ou de positionnement dans l’organisation de l’entreprise.

• Etape 2 : Analyse des ressources dans l’entreprise.
  • A-t-on les compétences nécessaires en qualité et en quantité pour répondre aux objectifs ?

Il faut analyser la capacité des personnels susceptibles de devenir des formateurs, à animer un groupe et à construire les contenus de qualité.

• Quelle est la disponibilité que l’on va demander aux formateurs internes ? Quelles contraintes cela entraine-t-il pour l’entreprise ?

Ce sont des points très importants, car on ne peut désorganiser la chaine de production.

• Etape 3 : Choix des futurs formateurs internes.

Les collaborateurs pressentis doivent percevoir la proposition de devenir formateur comme une marque de confiance valorisante de la part de l’entreprise. C’est ce qui entretiendra sa motivation dans la transmission du savoir. Ce facteur doit impérativement être pris en compte, en plus des compétences techniques lors du choix des formateurs potentiels.

• Etape 4 : Formation des formateurs internes

Un collaborateur peut avoir des compétences remarquables dans son métier sans pour cela posséder toutes les qualités de communication nécessaires pour animer un groupe et faire s’approprier le nouveau savoir ou les bonnes pratiques.

D’autre part, construire les contenus de la formation nécessite un savoir faire qui s’acquiert.

C’est à cette étape que l’entreprise peut se faire aider par un consultant extérieur pour former les futurs formateurs en matière de communication personnelle, de capacité à faire s’approprier les messages, de gestion des groupes et des situations délicates, de méthodologie de construction des contenus et de suivi des formations.

Ce type de formation doit impérativement comprendre une mise en situation avec animations filmées en vidéo. Cette dernière partie se fera donc soit avec un contenu existant dans l’entreprise, soit après le module « Construction des contenus de la formation ».

Programme de la formation des formateurs internes (Phases 1 et 2)

• Etape 5 : Construction des contenus

C’est un point qui est trop souvent négligé, surtout lorsqu’il s’agit de faire passer des messages techniques. Trop souvent, on utilise le « yaka » en pensant que cela suffit à faire s’approprier les messages.

L’analyse de la cible est primordiale afin de définir les bénéfices potentiels pour les collaborateurs en formation et communiquer dans leur univers et leur « discours ».

Les contenus doivent être construits avec une méthodologie scrupuleuse en matière de gestion du temps avec des plages d’exposition des messages et d’autres privilégiant l’interactif et la mise en situation virtuelle.

Cette phase doit également prendre en compte les éléments logistiques afférents au type de formation afin que le futur formateur en ait la maitrise.

• Etape 6 : Mettre en place le système d’évaluation et de suivi.

C’est trop souvent un point insuffisamment ou trop partiellement pris en considération.

• En matière d’évaluation, il faut prendre en compte trois niveaux :
• Niveau 1 : Les objectifs pédagogiques

Il s’agit de l’évaluation de la satisfaction des stagiaires. C’est pratiqué par la plupart des entreprises

• Niveau 2 : La modification des comportements

Il est important d’apprécier l’évolution des comportements individuels suite à la formation. On procédera alors par enquête, soit auprès des intéressés, soit auprès des responsables et des subordonnés des formés. C’est un indicateur de changement.

• Niveau 3 : Les indicateurs directs de performance

On analysera un certain nombre d’indicateurs mesurables tels que la variation des chiffres d’affaires, l’augmentation des productions…

Mais également l’amélioration des conditions de l’activité : taux de non conformité, niveau de satisfaction des clients, consommation de matière, …

D’autres indicateurs peuvent être pris en compte s’ils sont signifiants par rapport aux objectifs de la formation comme la baisse de l’absentéisme, des accidents et incidents de travail, des conflits…

• Suivi et accompagnement

Les deux populations, formés et formateurs doivent bénéficier d’un suivi.

• Le suivi et l’accompagnement des collaborateurs bénéficiaires de la formation peuvent se faire à plusieurs niveaux. Les méthodes et outils sont définis en fonction des objectifs de la formation et des populations formées :
  •  Réunions de « bilan »
  • Outils d’individualisation : grilles à remplir par le formé sur ses progrès, contrat d’accompagnement…
  • Coaching – Tutorat…
• Le suivi et l’accompagnement des formateurs peuvent être faits en interne ou avec la collaboration d’un consultant externe :
  • En interne : Le Responsable formation de l’entreprise peut régulièrement organiser des groupes de travail avec les formateurs pour optimiser la démarche.
  • Le consultant externe interviendra chaque fois qu’un suivi plus personnalisé sera nécessaire. Le coaching est un moyen très efficace d’arriver à des résultats rapides.

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