Les grandes étapes de la construction d’une structure de formation interne
Le cheminement va nous conduire à respecter six étapes essentielles :
La réponse à ces deux questions va permettre de calibrer le projet. Un besoin occasionnel ne nécessitera qu’un appel modéré aux ressources internes (c’est en général le cas dans les PME-PMI) tandis qu’un besoin plus fréquent générera probablement la nécessité de mettre en place une structure beaucoup plus importante sinon permanente. C’est ce que l’on trouve dans les grands groupes qui ont fondé de véritables universités du savoir.
Le choix des formateurs va être directement impacté par ces deux interrogations, qu’il s’agisse de compétences et de connaissances des métiers ou de positionnement dans l’organisation de l’entreprise.
Il faut analyser la capacité des personnels susceptibles de devenir des formateurs, à animer un groupe et à construire les contenus de qualité.
Ce sont des points très importants, car on ne peut désorganiser la chaine de production.
Les collaborateurs pressentis doivent percevoir la proposition de devenir formateur comme une marque de confiance valorisante de la part de l’entreprise. C’est ce qui entretiendra sa motivation dans la transmission du savoir. Ce facteur doit impérativement être pris en compte, en plus des compétences techniques lors du choix des formateurs potentiels.
Un collaborateur peut avoir des compétences remarquables dans son métier sans pour cela posséder toutes les qualités de communication nécessaires pour animer un groupe et faire s’approprier le nouveau savoir ou les bonnes pratiques.
D’autre part, construire les contenus de la formation nécessite un savoir faire qui s’acquiert.
C’est à cette étape que l’entreprise peut se faire aider par un consultant extérieur pour former les futurs formateurs en matière de communication personnelle, de capacité à faire s’approprier les messages, de gestion des groupes et des situations délicates, de méthodologie de construction des contenus et de suivi des formations.
Ce type de formation doit impérativement comprendre une mise en situation avec animations filmées en vidéo. Cette dernière partie se fera donc soit avec un contenu existant dans l’entreprise, soit après le module « Construction des contenus de la formation ».
Programme de la formation des formateurs internes (Phases 1 et 2)
C’est un point qui est trop souvent négligé, surtout lorsqu’il s’agit de faire passer des messages techniques. Trop souvent, on utilise le « yaka » en pensant que cela suffit à faire s’approprier les messages.
L’analyse de la cible est primordiale afin de définir les bénéfices potentiels pour les collaborateurs en formation et communiquer dans leur univers et leur « discours ».
Les contenus doivent être construits avec une méthodologie scrupuleuse en matière de gestion du temps avec des plages d’exposition des messages et d’autres privilégiant l’interactif et la mise en situation virtuelle.
Cette phase doit également prendre en compte les éléments logistiques afférents au type de formation afin que le futur formateur en ait la maitrise.
C’est trop souvent un point insuffisamment ou trop partiellement pris en considération.
Il s’agit de l’évaluation de la satisfaction des stagiaires. C’est pratiqué par la plupart des entreprises
Il est important d’apprécier l’évolution des comportements individuels suite à la formation. On procédera alors par enquête, soit auprès des intéressés, soit auprès des responsables et des subordonnés des formés. C’est un indicateur de changement.
On analysera un certain nombre d’indicateurs mesurables tels que la variation des chiffres d’affaires, l’augmentation des productions…
Mais également l’amélioration des conditions de l’activité : taux de non conformité, niveau de satisfaction des clients, consommation de matière, …
D’autres indicateurs peuvent être pris en compte s’ils sont signifiants par rapport aux objectifs de la formation comme la baisse de l’absentéisme, des accidents et incidents de travail, des conflits…
Les deux populations, formés et formateurs doivent bénéficier d’un suivi.
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