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Formation interne

Les grandes étapes de la construction d’une structure de formation interne

Le cheminement va nous conduire à respecter six étapes essentielles :

  • Etape 1 : Fixer les objectifs de la formation interne.
    • Pourquoi avons-nous besoin de formation interne ? Est-ce un besoin occasionnel ou permanent ?

La réponse à ces deux questions va permettre de calibrer le projet. Un besoin occasionnel ne nécessitera qu’un appel modéré aux ressources internes (c’est en général le cas dans les PME-PMI) tandis qu’un besoin plus fréquent générera probablement la nécessité de mettre en place une structure beaucoup plus importante sinon permanente. C’est ce que l’on trouve dans les grands groupes qui ont fondé de véritables universités du savoir.

  • Qui souhaite-t-on former ? Que souhaite-t-on transmettre ?

Le choix des formateurs va être directement impacté par ces deux interrogations, qu’il s’agisse de compétences et de connaissances des métiers ou de positionnement dans l’organisation de l’entreprise.

  • Etape 2 : Analyse des ressources dans l’entreprise.
    • A-t-on les compétences nécessaires en qualité et en quantité pour répondre aux objectifs ?

Il faut analyser la capacité des personnels susceptibles de devenir des formateurs, à animer un groupe et à construire les contenus de qualité.

  • Quelle est la disponibilité que l’on va demander aux formateurs internes ? Quelles contraintes cela entraine-t-il pour l’entreprise ?

Ce sont des points très importants, car on ne peut désorganiser la chaine de production.

  • Etape 3 : Choix des futurs formateurs internes.

Les collaborateurs pressentis doivent percevoir la proposition de devenir formateur comme une marque de confiance valorisante de la part de l’entreprise. C’est ce qui entretiendra sa motivation dans la transmission du savoir. Ce facteur doit impérativement être pris en compte, en plus des compétences techniques lors du choix des formateurs potentiels.

  • Etape 4 : Formation des formateurs internes

Un collaborateur peut avoir des compétences remarquables dans son métier sans pour cela posséder toutes les qualités de communication nécessaires pour animer un groupe et faire s’approprier le nouveau savoir ou les bonnes pratiques.

D’autre part, construire les contenus de la formation nécessite un savoir faire qui s’acquiert.

C’est à cette étape que l’entreprise peut se faire aider par un consultant extérieur pour former les futurs formateurs en matière de communication personnelle, de capacité à faire s’approprier les messages, de gestion des groupes et des situations délicates, de méthodologie de construction des contenus et de suivi des formations.

Ce type de formation doit impérativement comprendre une mise en situation avec animations filmées en vidéo. Cette dernière partie se fera donc soit avec un contenu existant dans l’entreprise, soit après le module « Construction des contenus de la formation ».

 

Programme de la formation des formateurs internes (Phases 1 et 2)

 

  • Etape 5 : Construction des contenus

C’est un point qui est trop souvent négligé, surtout lorsqu’il s’agit de faire passer des messages techniques. Trop souvent, on utilise le « yaka » en pensant que cela suffit à faire s’approprier les messages.

L’analyse de la cible est primordiale afin de définir les bénéfices potentiels pour les collaborateurs en formation et communiquer dans leur univers et leur « discours ».

Les contenus doivent être construits avec une méthodologie scrupuleuse en matière de gestion du temps avec des plages d’exposition des messages et d’autres privilégiant l’interactif et la mise en situation virtuelle.

Cette phase doit également prendre en compte les éléments logistiques afférents au type de formation afin que le futur formateur en ait la maitrise.

  • Etape 6 : Mettre en place le système d’évaluation et de suivi.

C’est trop souvent un point insuffisamment ou trop partiellement pris en considération.

  • En matière d’évaluation, il faut prendre en compte trois niveaux :
  • Niveau 1 : Les objectifs pédagogiques

Il s’agit de l’évaluation de la satisfaction des stagiaires. C’est pratiqué par la plupart des entreprises

  • Niveau 2 : La modification des comportements

Il est important d’apprécier l’évolution des comportements individuels suite à la formation. On procédera alors par enquête, soit auprès des intéressés, soit auprès des responsables et des subordonnés des formés. C’est un indicateur de changement.

  • Niveau 3 : Les indicateurs directs de performance

On analysera un certain nombre d’indicateurs mesurables tels que la variation des chiffres d’affaires, l’augmentation des productions…

Mais également l’amélioration des conditions de l’activité : taux de non conformité, niveau de satisfaction des clients, consommation de matière, …

D’autres indicateurs peuvent être pris en compte s’ils sont signifiants par rapport aux objectifs de la formation comme la baisse de l’absentéisme, des accidents et incidents de travail, des conflits…

  • Suivi et accompagnement

Les deux populations, formés et formateurs doivent bénéficier d’un suivi.

  • Le suivi et l’accompagnement des collaborateurs bénéficiaires de la formation peuvent se faire à plusieurs niveaux. Les méthodes et outils sont définis en fonction des objectifs de la formation et des populations formées :
    •  Réunions de « bilan »
    • Outils d’individualisation : grilles à remplir par le formé sur ses progrès, contrat d’accompagnement…
    • Coaching – Tutorat…
  • Le suivi et l’accompagnement des formateurs peuvent être faits en interne ou avec la collaboration d’un consultant externe :
    • En interne : Le Responsable formation de l’entreprise peut régulièrement organiser des groupes de travail avec les formateurs pour optimiser la démarche.
    • Le consultant externe interviendra chaque fois qu’un suivi plus personnalisé sera nécessaire. Le coaching est un moyen très efficace d’arriver à des résultats rapides.

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© Patrick Deullin